Rechnungsstellung im Wandel – welche Vorgaben ab 2025 auch 2026 für Unternehmen relevant bleiben
Die Rechnungsstellung befindet sich in Deutschland in einem strukturellen Wandel. Gesetzliche Anpassungen, technische Standards und europäische Vorgaben führen dazu, dass Unternehmen ihre bisherigen Prozesse überprüfen und schrittweise anpassen müssen.
Besonders die Jahre 2025 und 2026 markieren eine Übergangsphase, in der neue Anforderungen gelten, während bestehende Regelungen teilweise fortbestehen. Für Unternehmen bedeutet dies, rechtzeitig Klarheit zu schaffen und die eigene Rechnungsstellung zukunftssicher auszurichten.
Ausgangslage und Ziel der Reformen
Ziel der aktuellen Entwicklungen ist es, die Rechnungsstellung effizienter, transparenter und manipulationssicherer zu gestalten. Digitale Rechnungsformate sollen Medienbrüche vermeiden, automatisierte Prüfungen ermöglichen und steuerliche Prozesse vereinfachen. Gleichzeitig soll die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug gestärkt werden. Der Fokus liegt dabei vor allem auf Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen innerhalb Deutschlands.
Ab 2025 beginnt eine neue Phase, in der elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr schrittweise an Bedeutung gewinnen. Gleichzeitig bleiben grundlegende Pflichten zur ordnungsgemäßen Rechnungsstellung weiterhin bestehen.
Was sich ab 2025 ändert
Ab dem Jahr 2025 wird für Unternehmen im inländischen Geschäftsverkehr die Fähigkeit zum Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtend. Elektronische Rechnungen im Sinne der gesetzlichen Vorgaben sind dabei strukturierte Datensätze, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Reine PDF-Dateien gelten nicht mehr als vollwertige elektronische Rechnungen im steuerlichen Sinne.
Für die Ausstellung von Rechnungen gelten hingegen Übergangsregelungen. Unternehmen dürfen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin andere Formate nutzen, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Diese Übergangsphase dient dazu, technische und organisatorische Anpassungen schrittweise umzusetzen.
Wesentliche Änderungen ab 2025 im Überblick:
- Verpflichtung zum Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen im inländischen B2B-Bereich
- Klare Abgrenzung zwischen strukturierten E-Rechnungen und sonstigen elektronischen Formaten
- Fortbestehen der bekannten Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Umsatzsteuersatz
- Erhöhter Fokus auf digitale Archivierung und Nachvollziehbarkeit
Welche Vorgaben 2026 weiterhin gelten
Das Jahr 2026 ist kein vollständiger Neustart, sondern Teil der Übergangsphase. Viele der ab 2025 eingeführten Anforderungen bleiben bestehen und gewinnen weiter an praktischer Bedeutung. Unternehmen müssen weiterhin sicherstellen, dass sie elektronische Rechnungen empfangen, prüfen und archivieren können. Auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit und Lesbarkeit der Rechnungen gelten unverändert.
Gleichzeitig bleibt Unternehmen in vielen Fällen noch ein begrenzter Spielraum bei der Art der Rechnungsstellung. Entscheidend ist jedoch, dass die internen Prozesse bereits auf die vollständige Umstellung vorbereitet sind, da die Übergangsfristen zeitlich begrenzt sind.
Typische Anforderungen, die 2026 relevant bleiben:
- Sicherstellung der technischen Empfangsfähigkeit für E-Rechnungen
- Ordnungsgemäße elektronische Archivierung über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist
- Nachvollziehbare Verknüpfung zwischen Rechnung und zugrunde liegender Leistung
- Anpassung interner Kontroll- und Freigabeprozesse
Überblick 2024 bis 2026 zur Rechnungsstellung
| Aspekt | 2024 | 2025 | 2026 |
|---|---|---|---|
| Empfang von E-Rechnungen | Im B2B-Bereich freiwillig, technisch sinnvoll, aber nicht verpflichtend | Unternehmen müssen E-Rechnungen im inländischen B2B-Verkehr empfangen und verarbeiten können | Empfangspflicht gilt unverändert fort |
| Rechnungsformat bei Ausstellung | Papier, PDF und E-Rechnung zulässig | Papier, PDF und E-Rechnung weiterhin möglich; E-Rechnung als angestrebtes Zielformat, Übergangsregeln greifen | Übergangsregeln bestehen fort; Papier und sonstige elektronische Formate noch zulässig, E-Rechnung gewinnt weiter an Bedeutung |
| Strukturierte E-Rechnungsdaten | Verpflichtend nur gegenüber öffentlicher Hand, sonst optional | Für B2B klar definierte strukturierte Formate; andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers möglich | Strukturierte Formate etablieren sich als Standard, alternative Formate bleiben innerhalb der Übergangsfristen zulässig |
| Pflicht zur E-Rechnungsausstellung (B2B) | Keine allgemeine Pflicht, B2G abhängig von Behörde | Keine allgemeine Ausstellungspflicht, Vorbereitung dringend empfohlen | Weiterhin keine flächendeckende Pflicht, Umstellungsphase läuft, gestaffelte Pflichten folgen ab 2027 |
| Archivierung | GoBD-konforme Aufbewahrung erforderlich, Papier oder elektronisch je nach Eingangsform | GoBD-Anforderungen bleiben unverändert, elektronische Archivierung nimmt zu | Elektronische Archivierung wird faktischer Standard, GoBD bleiben maßgeblich |
| Prozessautomatisierung | Überwiegend manuell, nur punktuell automatisiert | Zunehmende Relevanz durch verpflichtenden E-Rechnungsempfang | Automatisierte Workflows werden in vielen Unternehmen zum Regelfall |
Die Tabelle zeigt, dass sich der Schwerpunkt klar in Richtung digitaler und strukturierter Prozesse verschiebt, ohne dass es 2026 zu einem vollständigen Bruch mit bisherigen Regelungen kommt.
Bedeutung für Unternehmensprozesse
Die Umstellung der Rechnungsstellung ist kein rein technisches Projekt. Sie betrifft Buchhaltung, IT, Einkauf und Vertrieb gleichermaßen. Unternehmen, die frühzeitig handeln, profitieren von stabileren Prozessen und geringerer Fehleranfälligkeit. Gleichzeitig reduziert sich der manuelle Aufwand in der Rechnungsprüfung und Archivierung.
Besonders für mittelständische Unternehmen ist es wichtig, bestehende Systeme rechtzeitig zu prüfen. Eine verspätete Anpassung kann zu Verzögerungen im Zahlungsverkehr oder zu formalen Beanstandungen führen.
Chancen der neuen Anforderungen
Neben den Pflichten bieten die neuen Vorgaben auch Chancen. Digitale Rechnungsprozesse ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten, bessere Auswertungen und eine höhere Transparenz. Langfristig können Kosten gesenkt und interne Abläufe vereinfacht werden.
Unternehmen, die ihre Rechnungsstellung strategisch weiterentwickeln, schaffen eine stabile Grundlage für weiteres Wachstum und eine bessere Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern.
Einordnung für die Praxis
Die Jahre 2025 und 2026 markieren einen wichtigen Abschnitt im Wandel der Rechnungsstellung. Während 2025 den Einstieg in verbindliche digitale Strukturen darstellt, dient 2026 der weiteren Stabilisierung und Vorbereitung auf die kommenden Schritte. Unternehmen sind gut beraten, die Übergangszeit aktiv zu nutzen und ihre Prozesse konsequent weiterzuentwickeln. Wer frühzeitig investiert, reduziert Risiken und stellt die eigene Organisation langfristig zukunftssicher auf.
